Waybook

Waybook est un manuel d'entreprise en ligne qui rassemble procédures, politiques internes et formations au même endroit, pour les petites et moyennes équipes qui veulent systématiser leur fonctionnement et intégrer leurs recrues sans tout expliquer à l'oral.

Localisation : Royaume-Uni, édité par Waybook Limited ; vendu en ligne à des équipes de toutes régions, sans bureau ni hébergement européen précisé par l'éditeur, interface et documentation en anglais.

À quoi sert Waybook ?

Dans une PME qui grandit, le savoir-faire reste dans la tête de quelques personnes et chaque arrivée mobilise un collègue pendant des jours.

• Procédures jamais écrites : L'outil aide à rédiger chaque procédure une fois, à partir d'un texte, d'un fichier ou de captures d'écran pas à pas, puis à la ranger par équipe, rôle ou service.
• Intégration improvisée : Des parcours d'accueil se planifient selon le poste et l'ancienneté de la recrue, avec un suivi automatique de sa progression.
• Consignes lues sans être comprises : Chaque procédure peut exiger une confirmation de lecture et être suivie de quiz ou d'examens, ce qui montre qui a vraiment assimilé les règles.

Cette solution cible les TPE et PME de services, les réseaux multisites et les équipes en croissance qui veulent un manuel opérationnel simple, sans déployer un intranet ni une plateforme de formation complète.

Fonctionnement

• Bibliothèque de procédures : Documents organisés par équipe, rôle ou service, avec historique des révisions, dates de relecture, logigrammes et organigramme intégré.
• Assistant de rédaction : Un texte collé ou un fichier joint est transformé par l'IA en procédure structurée, et l'outil Waybook Shots capture un processus pendant qu'on l'exécute en légendant chaque capture.
• Parcours de formation : Contenus assignés par poste, quiz et examens générés à la demande, tableaux de progression et confirmations de lecture depuis le navigateur ou l'application mobile.
• Waybook Ask : Un salarié pose une question et obtient une réponse tirée des seuls documents publiés, dans la limite de ses droits d'accès.
• Notifications dans les outils de travail : Rappels et nouveautés arrivent dans Slack ou Microsoft Teams, et l'offre Pro ouvre le contenu à des assistants IA externes par MCP.

Tarifs et points à vérifier

Waybook est vendu par abonnement mensuel ou annuel, avec un forfait d'entrée qui inclut un lot de sièges puis un prix par siège supplémentaire ; le coût reste modeste pour une petite équipe et augmente avec l'effectif.

• Fonctions réservées à l'offre Pro : La connexion à des assistants IA externes et certaines fonctions avancées demandent l'offre supérieure, nettement plus chère.
• Sièges supplémentaires : Au-delà du lot inclus, chaque salarié ajouté est facturé, y compris les profils qui ne font que lire.
• Grands effectifs : Les volumes importants de sièges et les besoins de sécurité spécifiques relèvent d'un plan sur devis.

Charge opérationnelle et limites techniques

L'effort principal est en amont : écrire ou importer les procédures, définir les rôles et construire les parcours, puis désigner des responsables qui relisent chaque document à sa date de révision. La limite majeure pour une entreprise française est la langue : l'interface, l'aide et l'assistant sont pensés en anglais, et l'éditeur ne précise pas où sont hébergées les données.

Alternatives et positionnement

• Trainual : Manuel d'entreprise américain très proche, avec une bibliothèque de modèles de procédures, idéal pour les PME anglophones qui veulent démarrer vite.
• 360Learning : Plateforme française de formation collaborative, idéale pour les entreprises qui veulent des parcours riches animés par leurs experts internes.
• Slite : Base de connaissances française avec réponses par IA, idéale pour documenter le fonctionnement d'une équipe sans module de formation ni quiz.